انتقال همه فایل‌ها به یک سامانه جدید، بدون شناخت مالکان و مجوزها، فقط آشفتگی قدیمی را به محیط تازه منتقل می‌کند. مهاجرت موفق، پیش از بارگذاری آغاز می‌شود.
سناریوی واقعی کار
یک شرکت تولیدکننده محتوای آموزشی، حدود بیست پوشه اشتراکی و چند هارد آرشیوی دارد. برخی ویدئوها سه نسخه دارند، تعدادی فایل منبع گم شده‌اند و حقوق استفاده از عکس‌های دوره‌های قدیمی روشن نیست. مدیریت می‌خواهد همه اطلاعات طی یک آخر هفته منتقل شوند، اما تیم نمی‌داند کدام فایل باید مرجع باشد.
منابع و مالکیت را فهرست کنید
ابتدا محل‌های نگهداری، حجم تقریبی، تعداد دارایی، نوع رسانه و واحد مالک مشخص می‌شود. برای هر منبع یک مسئول تصمیم‌گیر انتخاب کنید. فایل‌های بدون مالک به گروه نیازمند بررسی منتقل شوند، نه آن‌که بی‌نام وارد کتابخانه عمومی شوند.
| گروه دارایی | وضعیت | اقدام |
|---|---|---|
| فایل معتبر و دارای مالک | آماده ورود | ثبت در مجموعه مقصد |
| فایل تکراری یا نسخه مبهم | نیازمند بازبینی | انتخاب نسخه مرجع |
| مجوز استفاده نامشخص | محدود | بررسی پیش از انتشار |
| فایل مفقود یا خراب | استثنا | ثبت در گزارش انتقال |
پایلوت را با یک مجموعه نماینده اجرا کنید
پیش از انتقال انبوه، تعدادی فایل از نوع عکس، سند، ویدئو و فایل طراحی انتخاب کنید. فراداده ضروری، پیش‌نمایش، نسخه، سطح دسترسی و جست‌وجوی فارسی را با کاربران واقعی بررسی کنید. اشکالات این مرحله از تکرار روی هزاران فایل جلوگیری می‌کند.
انتقال باید قابل بازگشت باشد
پیش از ورود داده، نسخه پشتیبان و تطبیق تعداد فایل‌ها و اندازه آن‌ها را آماده کنید. پس از انتقال، نمونه‌هایی از فایل اصلی، نسخه‌های مرتبط و مجوزهای دسترسی را راستی‌آزمایی کنید. تا پایان پذیرش، مخزن قدیمی را بدون برنامه و مصوبه حذف نکنید.
معیار پایان پروژه را از ابتدا تعیین کنید
تعداد فایل‌های منتقل‌شده به‌تنهایی شاخص موفقیت نیست. باید معلوم باشد چه سهمی از فایل‌ها شناسنامه قابل قبول دارند، چه مواردی مستثنا مانده و آیا کاربر می‌تواند فایل مصوب را بدون پرسش از صاحب قبلی پیدا کند.
مسیر اجرای پیشنهادی
تیم مدانت می‌تواند با موجودی‌برداری، انتخاب پایلوت، تعریف شناسنامه و فهرست استثناها، برنامه انتقال را مرحله‌بندی کند. در نهایت نتیجه بر اساس بازیابی نمونه‌ها و رضایت مالکان محتوا پذیرفته می‌شود.
