فایلی که شناسنامه دارد، پیدا می‌شود
فهرست فایل‌ها زمانی به کتابخانه حرفه‌ای تبدیل می‌شود که نام‌ها، موضوع‌ها، نسخه‌ها، مجوزها و روابط اطلاعاتی با قواعد مشخص ثبت شوند.
حداقل شناسنامه پیشنهادی
فیلدهای ضروری را کوتاه و قابل اجرا نگه دارید؛ باقی اطلاعات به‌صورت تدریجی و برای نوع دارایی مربوط تعریف شود.
| فیلد | کاربرد | قاعده ثبت |
|---|---|---|
| عنوان و شرح | نام قابل فهم برای استفاده‌کننده | اجباری |
| مالک سازمانی | واحد مسئول و فرد پاسخ‌گو | اجباری |
| موضوع و پروژه | دسته یا کمپین مرتبط | اجباری |
| نوع و قالب | تصویر، ویدئو، سند، صوت، فایل طراحی | خودکار/قابل اصلاح |
| نسخه و وضعیت | پیش‌نویس، نیازمند بررسی، مصوب، آرشیو | اجباری |
| حقوق و مجوز | شرایط انتشار، صاحب اثر، تاریخ اعتبار | بر اساس کاربرد |
| تاریخ بازبینی | زمان کنترل مجدد یا انقضا | بر اساس سیاست |
چالش رایج جست‌وجوی فارسی
برای عنوان‌های مشابه، تفاوت «ی» و «ي»، فاصله و نیم‌فاصله، املای اختصارات و نام انگلیسی محصول می‌تواند بازیابی را دشوار کند. طراحی جست‌وجو باید این تفاوت‌ها را در آزمایش واقعی لحاظ کند.
واژگان کنترل‌شده
برچسب‌های مصوب به‌جای ایجاد برچسب تکراری با املای متفاوت.
فیلتر چندمعیاره
ترکیب پروژه، سازنده، وضعیت، تاریخ، نوع و نقش دسترسی.
جست‌وجوی ذخیره‌شده
دسترسی سریع به مجموعه‌ای از فیلترهای مورد استفاده روزمره.
سازگاری مفهومی با استانداردها
در طراحی مدل می‌توان از اصول Dublin Core و فیلدهای IPTC برای دارایی تصویری الگو گرفت؛ پشتیبانی فنی از واردسازی یا خروجی هر استاندارد باید جداگانه آزموده شود.
دارایی‌های دیجیتال سازمان را از حالت پراکنده خارج کنید.
در جلسه بررسی اولیه، حجم فایل‌ها، نقش‌ها، فرایند تأیید و نیازهای استقرار مشخص می‌شود.
