مهم‌ترین خطای محتوایی همیشه پاک‌شدن فایل نیست؛ گاهی انتشار فایلی است که سازمان حق استفاده از آن را در آن زمان یا در آن کانال نداشته است.
سناریوی واقعی کار
شرکت تصویر یک چهره را برای کمپین سه‌ماهه خریداری می‌کند. شش ماه بعد همان تصویر در بروشور چاپی استفاده می‌شود، چون در پوشه «عکس‌های تأییدشده» قرار داشته است. تأیید کیفیت بصری با مجوز استفاده تفاوت دارد.
حقوق و دسترسی دو پرسش متفاوت‌اند
دسترسی می‌پرسد چه کسی می‌تواند فایل را مشاهده یا دریافت کند. حقوق استفاده می‌پرسد کدام استفاده، توسط چه شخصی، تا چه تاریخی و در کدام بستر مجاز است. هر دو باید در شناسنامه دارایی و فرایند انتشار دیده شوند.
| موضوع | نمونه سؤال | ثبت پیشنهادی |
|---|---|---|
| مالک اثر | چه کسی اثر را ایجاد کرده؟ | صاحب اثر یا قرارداد |
| مدت مجوز | تا چه تاریخی مجازیم؟ | شروع و پایان اعتبار |
| کانال مجاز | وب، چاپ یا شبکه اجتماعی؟ | محدوده استفاده |
| مخاطب مجاز | چه کسی فایل اصلی را می‌بیند؟ | نقش و مجوز |
| تاریخ بازبینی | چه زمانی دوباره کنترل کنیم؟ | وظیفه یا یادآوری |
حداقل کنترل‌های اجرایی
دارایی بدون مالک و بدون وضعیت حقوقی مشخص نباید به‌طور خودکار در مجموعه محتوای عمومی قرار گیرد. تاریخ انقضا باید در چرخه بازبینی دیده شود و فایل منقضی به‌جای حذف بی‌ردپا می‌تواند با سیاست سازمان آرشیو گردد.
حفظ شواهد و تاریخچه
در سازمان‌های حساس، ثبت متن یا پیوند قرارداد، تاریخ تصمیم و مسئول تأیید اهمیت دارد. بر اساس نیاز حقوقی و سیاست حفظ داده، باید تصمیم گرفت چه اطلاعاتی قابل نگهداری، مشاهده و خروجی گرفتن است.
پیشنهاد برای پایلوت
ده دارایی دارای شرایط مجوز متفاوت انتخاب کنید و از مسئول انتشار بخواهید فقط با تکیه بر شناسنامه آن‌ها درباره استفاده تصمیم بگیرد. هر مورد مبهم نشان می‌دهد کدام فیلد یا قاعده هنوز ناقص است.
مسیر اجرای پیشنهادی
در پروژه مدانت، ماتریس نقش و حق استفاده به‌صورت جداگانه تدوین می‌شود و پیوند آن به وضعیت انتشار دارایی در پایلوت MedaDAM آزموده خواهد شد.
