دسترسی به فایل، همان حق استفاده از فایل نیست
حاکمیت محتوای دیجیتال با تفکیک نقش‌ها، مالکیت، ثبت مجوزها، تاریخچه و سیاست نگهداری معنا پیدا می‌کند. جزئیات هر کنترل باید بر اساس نسخه و معماری استقرار تأیید شوند.
چه کسانی به چه چیزی دسترسی دارند؟
نقش‌ها به جای نام افراد مبنای طراحی هستند و از واحد به واحد قابل تخصیص‌اند.
| نقش | مسئولیت | اصل دسترسی |
|---|---|---|
| مدیر سامانه | تعریف سیاست و ساختار و نظارت | محدود و قابل ممیزی |
| مدیر کتابخانه | طبقه‌بندی، مالکیت و نظارت بر کیفیت فراداده | در محدوده مجموعه |
| تولیدکننده | بارگذاری و ویرایش محتوای مجاز | در محدوده پروژه |
| بازبین و تأییدکننده | بازبینی نسخه و ثبت تصمیم | مطابق گردش کار |
| مصرف‌کننده | مشاهده یا دریافت نسخه مجاز | فقط منابع مجاز |
کنترل‌های عملیاتی
برای کاهش خطر انتشار نادرست، سیاست‌ها باید از سطح فایل تا سطح جریان کاری قابل توضیح باشند.
مالکیت و مسئولیت
تعیین مالک، منشأ و هدف استفاده برای هر دارایی.
حقوق انتشار
ثبت مجوز، محدودیت کانال و تاریخ اعتبار.
اشتراک‌گذاری محدود
کنترل مخاطب، زمان و دامنه اشتراک مطابق توان نسخه.
نسخه و سابقه
جلوگیری از جایگزینی بی‌ردپای نسخه و ثبت فعالیت‌های مهم.
نگهداری و خروج
سیاست بازبینی، آرشیو و حذف طبق مقررات سازمان.
پشتیبان و بازیابی
تعریف نقطه بازیابی و اجرای آزمون بازگردانی در طرح استقرار.
اصل مهم در قرارداد
مواردی مانند رمزنگاری، ورود یکپارچه، ثبت لاگ، محل نگهداری داده و دوره نگهداری باید در ماتریس قابلیت و آزمون پذیرش همان نسخه درج شوند؛ صرف درج عنوان یک قابلیت در وب‌سایت به معنی تضمین فنی آن نیست.
دارایی‌های دیجیتال سازمان را از حالت پراکنده خارج کنید.
در جلسه بررسی اولیه، حجم فایل‌ها، نقش‌ها، فرایند تأیید و نیازهای استقرار مشخص می‌شود.
